How to write Application and Letter

How to write Application and Letter : आज के इस लेख में हम letter writing के बारे में बात करेंगे. आपने schools और colleges में पढ़ा होगा letter writing के बारे में और जैसा की हम सब जानते हैं letter की जो formatting होती हैं वो सबसे ज्यादा अहम चीज़ होती हैं letter की.
उसमे अपना address कहाँ पर लिखना हैं, जिसको भेज रहे हैं उसका address कहाँ पर लिखना हैं, कौन सी चीज़ right में लिखी जाती हैं, date को कहाँ पर लिखना होता हैं?, कौन सी चीज़ left में लिखी जाती हैं और बाकी सब महत्वपूर्ण चीज़े.

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How to write Application and Letter : जब आपसे कोई बड़ा आपको सीखता होगा तो उस समय वो बहुत सारे do’s and don’t से आपका परिचय उन्होंने कराया होगा जिससे आपको लगा होगा की letter writing करी ही नहीं जा सकती, सिखा ही नहीं जा सकता हैं.
लेकिन जरा आप इस चीज़ के बारे में जरा सोच कर देखंगे तो जानेगे की फ़र्ज़ कीजिये जैसे आपने बैंक को एक application लिखा की ”आप मुझे एक credit card issue कीजिये” और formatting आपको नहीं आती तो आप खुद सोचिये की बिना ढंग की formatting के अगर आप एक letter लिखते हैं, application लिखते हैं तो ऐसा नहीं हैं की bank आपको credit card issue नहीं करेगा तो आप ये चीज़ समझ जाइए की formatting असल में सबसे कम महत्वपूर्ण चीज़ हैं. formatting is the most least important thing जो जरुरी चीज़ होती हैं वो हैं letter का कंटेंट की उसमे लिखा क्या हैं? जिस इंसान को letter का content लिखना नहीं आता वो हमेशा आपको formatting सिखाते रहेंगे. ये बिलकुल वैसा ही हैं जैसे अगर किसी teacher को अंग्रेजी नहीं आती तो वो हमेशा grammar ही grammar सिखाता रहता हैं.

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How to write Application and Letter : यहाँ पर हम आपको 2 techniques सिखांगे letter writing की और ये दोनों ही सबसे आसान technique हैं जो आपको easily समझ में आ जाएंगी. अगर आप इस technique का इस्तेमाल करके letters लिखेंगे तो वो बहुत ही ज्यादा logical होंगे और आपको formatting के झंझट में उलझना ही नहीं पड़ेगा. साथ ही साथ आप इस चीज़ को भ समझ लीजिये की दुनिया में जितनी भी multinational companies हैं उन सभी companies में इन्ही दोनों techniques का use कर letters लिखे जाते हैं क्युकी इन दोनों techinques को use कर के जब letter लिखा जाता हैं तो सबसे कम time की खपत होती हैं और पढने वाला जब उस letter को पढता हैं तो उसका सबसे कम time waste होता हैं तो चलिए आपको उन दोनों techniques के बारे में बताते हैं.

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How to write Application and Letter 

अब जो सबसे पहली techinque हैं वो हैं scrap technique :
Situation : परिस्थिति क्या हैं?
Complication : उससे परेशानी क्या आ रही हैं?
Resolution : मैं क्या कर सकता हूँ?
Action : आप क्या कर दीजिये?
Politeness : विनम्रता

How to write Application and Letter : अब इसमें सबसे पहले बटा दिया जाता हैं की situation हैं क्या? परिस्थिति क्या हैं? दूसरी चीज़ यानी की इस situation की वजह से परेशानी क्या पैदा हो रही हैं?, तीसरी चीज़ resolution यानी मैं इस परिस्थिति में क्या कर सकता हूँ?, चौथी चीज़ Action यानी आप क्या कर दो? और आखिरी चीज़ politeness यानी की अपनी विनम्रता का प्रदर्शन करना.

How to write Application and Letter

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अब इस techinque के एक दो उदहारण आप समझ लीजिये देखिये leave application लिख कर देखते हैं इस scrap technique से:

S – I am suffering from fever.
C – Doctor has advised me to take rest.
R – I am unable to attend the office.
A – Please grant me leave for few days.
P – Thanking you.

How to write Application and Letter 

situation क्या हैं? sir, बुखार हो गया हैं.
complication क्या हैं? डॉक्टर ने बोला हैं आराम करना हैं.
Resolution क्या हैं. यानी मैं क्या कर सकता हूँ. मैं ये कर सकता हूँ की मैं office नहीं आ सकता.
Action यानी आप क्या कर दो? आप ये कर दो की मुझे छुट्टी दे दीजिये.
आखिरी चीज़ politeness यानी की विनम्रता का प्रदर्शन मतलब की thank you very much!

How to write Application and Letter 

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एक example हम यह ले लेते हैं की mobile वालो ने आपकी कोई mobile service activate कर दी हैं और आपका balance काट दिया हैं तो इसमें सबसे पहले situation बता दीजिये की sir, कोई unwanted service activate आपने कर दी हैं इसमें complication ये हैं की मेरे पैसे कट गए है, resolution ये की आप इस service को हटा दो, action ये की जितने कटे हैं वो वापस कर दीजिये हमारे account में, politeness ये की thank you very much.

Complaint Letter:
S – Some unwanted service got activated on mobile
C – My balance got deducted
R – Remove that unwanted service immediately
A – Restore the deducted balance
P – thanking you.

How to write Application and Letter 

दूसरी technique होती हैं PAR Box technique इसमें purpose यानी परेशानी क्या हैं?, दूसरा action required की आप क्या कर दो?, और तीसरी चीज़ हैं response required by मतलब की आप हमे तारीक बता दो की कब तक ये काम हो जाना चाहिए या फिर ये काम हो जाए.

How to write Application and Letter 

Purpose – क्या परेशानी हैं?
Action Required – आप क्या कर दो?
Response by – कब तक कर दो?

अब इसके examples हम देख लेते हैं :
हम इसमें leave application का ही example ले लेते हैं ताकि compare कर सके.
सबसे पहले letter लिखने का purpose बता दीजिये. purpose आराम करना हैं क्युकी तबीयत खराब हैं, action required : sir, आप छुट्टी दे दीजिये, तीसरा हैं response required by या for few days

How to write Application and Letter 

P – I am suffering from fever.
A – please grant me leave.
R – for few days.

How to write Application and Letter 
दूसरा example : unwanted service activate का. सबसे पहले purpose बताइए. आपने कोई unwanted service activate कर दी हैं मेरे mobile फ़ोन पर और मेरा balance कट गया हैं, action required जो आपने service activate की हैं उसको हटाइए और जो balance आपने काटा है उसको वापस कर दीजिये, response required जितनी जल्दी हो सके उतनी जल्दी.
देखिये जितनी भी multinational compaines होती हैं उन सभी में इसी तरह से पत्र व्यहवार होता हैं. उन्हें काम बहुत तेज़ी से करना होता हैं इसीलिए वो फालतू की formality में टाइम waste नहीं करते और इसी वजह से वो इन दोनों techinques का इस्तेमाल करते हैं साथ ही साथ इस चीज़ को भी समझ लीजिये की जो companies आती हैं MNC’s आपके college में वो इस चीज़ पर भी गौर करती हैं की candidates की email writing techinque कैसी हैं. ओर अगर आप वहां पर इन दोनों techniques में से किसी का भी इस्तेमाल करके बताएंगे तो आप के job पाने के chances बहुत ज्यादा बढ़ जाते हैं. क्युकी इन दोनों techinques में बहुत कम लिखना पड़ता हैं इसलिए grammtical errors बहुत कम होते हैं. और ये दोनों techniques बहुत कम और ये दोनों techniques बहुत time efficient हैं इसलिए इन दोनों को सीखिये और इन दोनों का ही प्रयोग कीजिये.

How to write Application and Letter

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परन्तु फिर भी आपकी सुविधा के लिए हम आपको यहाँ अंग्रेजी में एप्लीकेशन का example दे रहे हैं जिसमे की बैंक में नया नंबर रजिस्ट्रेशन की बात कही जा रही हैं.

To,
The Branch Manager,
State Bank of India
New Delhi

Subject : Application for recieving messages while withdrawing and changing my registration number.

Respected Sir/Ma’am,

With due respect I want to say that I would like to receive messages on my mobile number while withdrawing the money as I would like to change my old register number to new number. The number which I want to get registered is xxxxxxxxxx (your new number)

your signature

Name : (Your Name)

Account Number :(your account number)

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